Skyline.

10 Cara Menuju Meeting yang Efektif

Cilotoindahpermai adalah bagian integral dari bisnis dan kehidupan sosial. Selama Anda hidup, Anda mungkin telah menghadiri pertemuan formal dan informal sepanjang hidup Anda. Meeting berbeda berdasarkan tujuan pertemuan dan juga poin diskusi (agenda). Mereka bisa berupa tanya jawab singkat atau curah pendapat panjang atau meeting perencanaan. Terlepas dari sifat pertemuan, bagaimana Anda merencanakan dan menjalankan pertemuan memiliki pengaruh terhadap efektivitas dan dampak pertemuan. Meeting yang tidak direncanakan dengan baik dan terkoordinasi secara longgar menjadi tugas bagi para hadirin. Seruan sebagian besar profesional adalah bahwa suatu hari mereka dapat menghadiri pertemuan yang memiliki arahan, berupaya mencapai tujuan tertentu dalam batas waktu yang ditentukan. Itulah alasan subjek ini. Saya telah menghadiri pertemuan dalam hidup saya di mana saya keluar bertanya-tanya mengapa saya berada di pertemuan itu, bagaimana saya bisa menghabiskan waktu secara produktif di tempat lain dan seterusnya. Apakah Anda memimpin meeting atau hanya menghadiri meeting untuk berkontribusi, hal ini akan meningkatkan efektivitas pertemuan.

1. Tujuan atau Tujuan Pertemuan- Meeting yang terjadi tanpa menetapkan tujuan tertentu terlebih dahulu akhirnya membahas apa pun yang ingin dibicarakan orang. Agenda harus diedarkan sebelum pertemuan, bukan untuk orang-orang yang diberitahu dalam pertemuan mengapa mereka ada di sana. Agenda memiliki poin diskusi, alokasi waktu dan dalam beberapa kasus orang yang menyampaikan poin. Orang-orang ingin merencanakan apa yang harus dikontribusikan dan mereka akan tahu bacaan apa yang perlu mereka lakukan. Begitu mereka berada di pertemuan, sudah saatnya untuk berkontribusi bukan hal baru. Di mana tujuan tidak jelas, semua orang yang hadir bertanya pada diri sendiri pertanyaan seperti, "Apakah saya perlu berada di sini? Mengapa saya ada di pertemuan ini?" Kali berikutnya pertemuan serupa disebut orang kreatif menghindarinya. Ketika tujuan dinyatakan, orang akan kesulitan menggunakan meeting untuk menyelesaikan skor.

2. Jelaskan pada daftar hadir - Apakah Anda pernah menghadiri pertemuan di mana Anda merasa tidak pada tempatnya? Meeting di mana Anda tiba di sana dan bahkan tidak bisa menyumbang sepatah kata pun kecuali mendengarkan orang lain berbicara. Mungkin itu adalah pertemuan dengan karyawan senior dan Anda adalah satu-satunya junior. Mungkin semua orang dialokasikan slot waktu dan Anda tidak punya ruang dalam agenda. Saya sudah cukup banyak menghadiri ini dan itu adalah frustrasi dan memalukan. Jika Anda adalah orang yang merencanakan pertemuan, berhati-hatilah dengan siapa yang seharusnya datang dan berkontribusi pada subjek mana yang jika tidak Anda akan melukai orang tanpa sadar. Saat seseorang merasa bahwa mereka bisa berada di sana secara tidak sengaja, maka Anda kemungkinan kecil akan mendapatkan kontribusi yang berarti dari mereka.

3. Disiplin dengan waktu dan item agenda - Ketika Anda menyatakan dalam agenda bahwa meeting Anda akan berlangsung satu jam, silakan memantau bagaimana pertemuan berlangsung sedemikian rupa sehingga semua bisnis utama Anda tercakup dalam waktu yang dialokasikan. Orang akan datang ke pertemuan setelah membuat komitmen lain untuk waktu setelah pertemuan. Begitu Anda terbiasa dengan kebiasaan tidak memulai dan mengakhiri tepat waktu, orang-orang akan menganggap meeting begitu saja dan bahkan tidak hadir. Jika item agenda memang memerlukan debat dan diskusi lebih lanjut, yang terbaik adalah menghormati alokasi waktu dan menjadwalkan pertemuan terpisah lainnya untuk menyelesaikan agenda.

4. Tetapkan ketertiban dan otoritas - Ketua memimpin dan memandu diskusi. Semua orang berbicara melalui ketua atau ada kekacauan total karena setiap orang dapat berbicara pada saat yang sama. Ketua memastikan bahwa semua orang tetap relevan tanpa penyimpangan atau elaborasi. Urutan pertemuan adalah Sambutan sambutan, Terima Permintaan Maaf, Tinjau Risalah dari Pertemuan Sebelumnya, Bahaslah Masalah yang timbul dari pertemuan sebelumnya, Diskusikan Bisnis Baru dalam agenda, Diskusikan Setiap bisnis lain yang terkait dengan apa yang dibahas kemudian sampaikan tanggal meeting berikutnya. Untuk memimpin dan membimbing pertemuan secara efektif, ketua harus seseorang yang mengetahui dengan baik pertemuan tersebut, sangat terbuka terhadap kontribusi orang-orang sementara di dalam dirinya sendiri masih ada tingkat obyektivitas yang tinggi,

5. Ambil Menit Dengan Rencana Tindakan yang Jelas - Setiap pertemuan harus memiliki satu menit peserta. Risalah menjadi catatan resmi proses meeting. Orang pertama yang mendapatkan menit adalah ketua, yang mungkin meminta amandemen dibuat pada menit sebelum sirkulasi resmi dilakukan. Secara umum risalah harus Mencakup Tempat pertemuan, tanggal, waktu mulai dan waktu selesai pertemuan dan yang lebih penting adalah daftar setiap orang yang hadir, mereka yang memberikan permintaan maaf dan mereka yang memilih untuk absen meskipun mereka tahu tentang pertemuan itu. Sebagian besar risalah terdiri dari tabulasi item diskusi (masalah utama dan hasil), keputusan yang dibuat, rencana aksi yang disepakati, orang yang bertanggung jawab untuk setiap rencana aksi dan terakhir tanggal jatuh tempo atau tenggat waktu yang disepakati.

6. Bagikan Menit dengan Tepat Waktu - Setelah risalah disetujui, mereka harus diedarkan dalam 2 hari setelah meeting. Ini karena masalah masih segar di benak orang yang hadir. Ketika mereka mendapat menit, mereka lebih mampu untuk mencatat setiap rencana tindakan di mana mereka terlibat. Orang yang berbeda memerlukan menit dalam format yang berbeda. Sementara beberapa lebih suka dengan email, yang lain lebih suka cetak dan cetak. Ketika berita acara diterima, seseorang harus mencatat kesalahan atau kesalahan ketik. Ini dapat disorot sebelum notulen diadopsi sebagai catatan yang benar.

7. Libatkan semua orang yang hadir - Penting untuk memastikan bahwa setiap orang yang menghadiri pertemuan memberikan kontribusi dalam diskusi. Dalam pertemuan, beberapa anggota dapat mengajukan masalah terkait area mereka. Sebagai tim Anda mengidentifikasi sifat masalah, meminta opsi, Anda kemudian memilih opsi yang menurut Anda paling cocok dan nyaman, sebagai tim Anda mengambil keputusan dan jika perlu Anda bertukar pikiran sebentar sehingga Anda datang dengan kreatif dan ide-ide inovatif. Dalam keseluruhan proses Anda memastikan Anda membuat semua orang berpartisipasi. Ini bukan untuk orang yang mengajukan untuk menawarkan solusi untuk tantangan yang mereka hadapi. Orang-orang yang hanya menghadiri pertemuan untuk menambah jumlah tanpa kontribusi harus diidentifikasi dan ketua dapat berbicara kepada mereka secara pribadi untuk memastikan mereka lebih bermanfaat dalam diskusi di masa depan. Hindari membuat pertemuan tentang satu orang.

8. Persiapan menghasilkan keunggulan dalam meeting - Hindari selalu menjalankan meeting yang tidak dijadwalkan dengan benar. Meeting yang dilakukan dengan cara yang tidak langsung tidak seharusnya menjadi cara standar untuk mengadakan pertemuan. Orang-orang menjadi tidak siap dan karenanya ini menjadi cara lain untuk membuang waktu atau cara lain untuk menghindari pencapaian tujuan hari ini. Ketika Anda memberi orang pemberitahuan yang memadai tentang pertemuan tersebut, mereka menentukan tanggal dan memblokir waktu istirahat untuk meeting tersebut. Anda tidak dapat menyalahkan orang lain jika mereka gagal menghadiri semua meeting karena mereka pernah terlibat sebelumnya. Pertemuan dadakan dapat disebut dalam kasus darurat dan di mana orang-orang seharusnya datang dan mendapatkan informasi tidak berkontribusi banyak. Sebagai bagian dari persiapan, peserta harus membaca notulen dan membuat catatan. Waktu akan terbuang sia-sia jika semua orang mulai membaca menit dalam meeting.

9. Kerahasiaan dan Keamanan Risalah - Merupakan tugas setiap penerima risalah untuk memastikan bahwa masalah yang dibahas dalam meeting serta risalah yang dibagikan tidak bocor kepada orang-orang yang tidak seharusnya mengetahui rahasia informasi tersebut. Saya telah memperhatikan berkali-kali bahwa ketika informasi yang dibahas dalam pertemuan diterima oleh pihak lain, hal itu dapat menyebabkan ketidakstabilan dan ketegangan yang tidak perlu dalam organisasi. Anggota yang menghadiri pertemuan harus menjalankan tanggung jawab dan kedewasaan yang luar biasa. Para pemimpin tahu bagaimana menyimpan informasi sendiri. Inilah sebabnya mengapa penting untuk tidak mengundang orang-orang yang tidak seharusnya menghadiri meeting.

10. Tetapkan frekuensi untuk meeting - saat Anda membuat jadwal pertemuan, itu meningkatkan kesiapan dan kesiapan orang untuk meeting. Apakah meeting diadakan setiap minggu? Di hari apa? Apakah mereka meeting bulanan atau meeting tahunan? Jika orang tahu bahwa setiap Selasa pagi mereka mengadakan meeting departemen, bahkan pelanggan yang biasanya menelepon waktu itu akan menjadwalkan panggilan mereka dengan tepat. Itu hanya lebih teratur.